第一步、正式与媒体对接

首先,你自己要搞清楚你邀请媒体到现场是做什么?包括邀请的媒体组成部分(主流媒体、视频媒体、纸媒还是电媒?还是KOL或网红),这里就需要做一份邀约媒体的名单,然后一一取得联系确认,一般来说,除非关系够硬或活动本身有足够吸睛的地方,媒体才会选择到场。所以较难邀约的媒体可以外包给小马识途这样专业的媒介公司来负责(尤其是媒体数量较多的情况下采用此方法),虽然活动预算增加一点,但是能达到预期的活动宣传效果就行。

第二步、确认媒体事务

紧接着,就需要落实邀约到场的媒体所做的工作有哪些?例如:采访领导,那么,就需要一份比较详细的采访前的提纲,以及活动的背景介绍。

第三步、安排出行日程

确认媒体和事务后,就需要向到场的媒体发送邀请函,邀请函也分为这几种形式(纸质邀请函,和信封形似、电子邀请函、DIY邀请函),在邀请函内需要注明的是,媒体到场的时间和地点,要精确到分钟和活动地点的具体楼层。同时,如果媒体是从异地赶到现场的,需要再注明交通出行方案,并且是否会有专车负责接送等问题要落实到文字上,包括住宿接待等等。

第四步、现场对接

活动现场,会有媒体老师们的独立签到处(提前准备好媒体签到表哦),并且还需要礼仪接待,负责指引媒体进入会场坐席,如现场有产品体验区和采访环节,也需要安排妥当。活动结束后,也需要确认媒体的返程时间和再次表示感谢之类的话。

第五步、跟进新闻稿发布情况

一般在活动开始前,或活动当天主办方就需要提供1-3份不同类型的新闻通稿给到媒体手中,活动现场照片经过精修处理后也要立刻给到媒体。在新闻发稿的环节,也会遇到媒体拒稿或审核不通过时,所以,一定要提前备好补充媒体名单。

第六步、保持良好互动

媒体关系需要靠人情和多维度的关系网组成的,并非是纯粹的商业合作关系或利益关系,所以,需要借助社交工具和媒体保持良好的沟通关系尤为重要,逢年过节代表公司送送礼品和贺卡之类的也很重要。必要时甲方企业也可以组建一个服务于公司的媒体沟通群。